Kehtna Vallavalitsuse andmekaitsetingimused

Üldinfo

Kehtna vald kui kohalik omavalitsuse üksus töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679 avaneb uues vahekaardis , isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest .

Töötleme isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest ja muudest õigustloovatest aktidest. Püüame oma sisemise töökorraldusega vähendada isikute eraelu riivet ning rakendame turvameetmeid, et kaitsta isikuandmeid volitamata kasutamise, avalikustamise ja hävimise eest.

Käesolevad andmekaitsetingimused annavad ülevaate isikuandmete töötlemise põhimõtetest ja toimingutest. Need ei puuduta juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist ega isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele valla veebilehel viidatakse.

Andmekaitsetingimusi puudutavate küsimuste korral palume pöörduda aadressil kehtna@kehtna.ee.

Millistel juhtudel me töötleme Teie isikuandmeid?

• Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel. Isikuandmete töötlemise aluseks on Teie enda algatus meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil ning avaldame neid minimaalses ulatuses, mis on vajalik asja lahendamiseks. Kui pöördumine kuulub teise asutuse pädevusse, edastame selle vastavale asutusele ja teavitame Teid edastamisest. Avaliku teabe seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad valla dokumendiregistri avalikus vaates, kuid eraisikute nimed avalikustatakse vaid initsiaalidena või sõnaga “eraisik”. Kirjavahetust säilitame 5 aastat, seejärel dokumendid hävitatakse.
• Kaebuse/vaide esitamisel või Teie vastu esitatud kaebuse puhul. Kaebuste ja vaiete menetlemisel kasutame Teie isikuandmeid menetluse läbiviimiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja andmeid ainult hädavajalikus mahus. Kui kaebuse lahendamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle vastavale asutusele ja teavitame Teid edastamisest. Kaebusi ja vaiete menetlusdokumente säilitame 5 aastat, pärast mida need hävitatakse.
• Väärteomenetluse puhul. Kui Te olete väärteomenetluse osapooleks, töödeldakse Teie isikuandmeid menetluse läbiviimise eesmärgil. Andmete töötlemisel järgime väärteomenetluse ja kriminaalmenetluse seadustikku. Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris vastavalt seadusele.
• Valla veebilehtede ja sotsiaalmeedia kasutamisel. Valla veebilehtede külastamisel töödeldakse külastusandmeid anonüümseks jäänud statistika eesmärgil. Üritustele registreerimisel kasutatakse isikuandmeid osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel Teiega ühenduse võtmiseks. Avalikel üritustel tehtud fotod ja videod võivad olla avalikult kättesaadavad valla veebilehel ja sotsiaalmeedia kontodel. Muudel juhtudel avaldatakse materjali vaid pildil olevate isikute loal.
• Tööle kandideerimisel. Tööle kandideerides töödeldakse Teie isikuandmeid vastava teenistuskohale sobivuse hindamiseks. Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud pääsevad ligi ainult seaduses ettenähtud juhtudel.
• Lepingu sõlmimisel ja täitmisel. Lepingu sõlmimisel töödeldakse Teie isikuandmeid ainult lepingu täitmiseks vajalikus ulatuses.
•  Teie andmesubjekti õigused. Teil on õigus tutvuda enda isikuandmetega, nõuda nende parandamist, kustutamist või töötlemise piiramist seadusega ettenähtud juhtudel. Kui isikuandmete töötlemine põhineb Teie nõusolekul, on Teil õigus see igal ajal tagasi võtta. Kui leiate, et Teie isikuandmete töötlemine rängalt rikub Teie õigusi, on Teil õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile.

Kes Teie isikuandmeid töötleb?

Isikuandmete vastutav töötleja on Kehtna Vallavalitsus, kes vastutab avalike ülesannete täitmise, juriidiliste kohustuste järgimise või lepinguliste kohustuste täitmise eest või kellele olete andnud nõusoleku oma andmete töötlemiseks.

Tagame, et Teie isikuandmetele pääsevad ligi ja neid kasutavad ainult need vallavalitsuse töötajad ja ametnikud, kelle teenistusülesanded seda nõuavad.

Võime edastada isikuandmeid volitatud töötlejatele (näiteks infosüsteemi haldajale), kellega meil on sõlmitud vastav leping. See tähendab, et Teie isikuandmeid võidakse jagada meie lepingupartneritega vaid ulatuses, mis on vajalik nende teenuste osutamiseks. Volitatud töötlejad on kohustatud järgima lepingus sätestatud eesmärke, andmetöötluse viise ja meie juhiseid.

Millal edastame Teie isikuandmeid?

Ametiasutustes ja omavalitsusorganite töös avaldame isikuandmeid ainult menetluse läbiviimiseks ning seotud isikutele üksnes hädavajalikus ulatuses.

Kui keegi soovib teabenõude korras tutvuda juurdepääsupiiranguga dokumendiga, kontrollime esmalt, kas see on võimalik väljastada muutmata kujul või tuleb dokumenti töödelda nii, et piiratud teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.

Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus). Samuti edastame isikuandmeid teisele asutusele, kui see tuleneb avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust.

Avaandmetena ehk kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena me isikuandmeid ei esita.

Kuidas säilitame Teie isikuandmeid?

Isikuandmete säilitamisel lähtume põhimõttest, et andmeid töödeldakse vaid nii kaua, kui see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik. Isikuandmete säilitamine toimub vastavalt järgmistele tingimustele:

• Seadusest tuleneva säilitustähtaja lõppemiseni;
• Kui seda on vajalik teha seadusest tuleneva ülesande täitmiseks;
• Seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni.

Andmed, millel ei ole arhiiviväärtust, töödeldakse kuni säilitustähtaja lõppemiseni. Arhiiviväärtusega andmed arhiveeritakse ja antakse üle vastavasse arhiivi.

Millised on Teie õigused?

• Teil on õigus tutvuda enda isikuandmetega, mida Kehtna Vallavalitsus Teie kohta on kogunud. Teie sellekohasele päringule vastatakse hiljemalt ühe kuu jooksul. Andmed, mis Teie kohta on kogutud, väljastatakse vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt. Isikuandmetega tutvumiseks peame olema veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Selleks on Kehtna Vallavalitsusel õigus nõuda täiendava teabe esitamist Teie isiku tuvastamiseks.
• Kehtna Vallavalitsus võib keelduda Teie päringu täitmisest, kui see:
  • kahjustab teise isiku õigusi ja vabadusi;
  • kahjustab riiklikku julgeolekut;
  • takistab või kahjustab süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
• Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Selleks tuleb Teil esitada avaldus, kus märkida, milliste andmete töötlemise õiguse Te tagasi võtate.
• Teil on õigus nõuda Teid puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või on muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Samuti on Teil õigus nõuda mittetäielike andmete täiendamist, kui see on vajalik konkreetse töötlemise eesmärgi saavutamiseks.
• Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel, näiteks juhul, kui meil ei ole Teie andmete töötlemiseks enam seaduslikku alust.
• Teil on õigus esitada vastuväiteid meie otsuste ja tegevuste kohta ning vajadusel pöörduda halduskohtusse. Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.
• Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud  EL määruse 2016/679 artiklites 15-22.

Kuidas reageerime isikuandmetega seotud rikkumistele?

Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine, mis kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, teavitame sellest viivitamatult Andmekaitse Inspektsiooni. Samuti võtame kasutusele vajalikud meetmed, et rikkumine kiiresti lahendada.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on anda Teile võimalus võtta tarvitusele vajalikud ettevaatusabinõud olukorra leevendamiseks.

Fotode ja videote avaldamine

Valla veebilehel, sotsiaalmeediakanalites ja vallalehes avaldame üldjuhul fotosid ja videoid, mis on jäädvustatud valla avalikel üritustel. Muudel tingimustel tehtud materjali avalikustame vaid jäädvustatud isiku loal.

Vallalehes avaldatakse fotosid informeerimise ja avaliku huvi eesmärgil ning ainult pildistatava isiku nõusolekul.

Avalikul üritusel või avalikus kohas viibijal on võimalus esitada soov enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise. See ei kehti isikutele, kes täidavad üritusel või avalikus kohas avaliku võimu funktsioone.

Kui leiate, et valla veebilehel, sotsiaalmeedias või vallalehes avaldatud materjaliga on riivatud teie eraelu, palume võtta meiega ühendust aadressil kehtna@kehtna.ee .

Videovalvesüsteemi kasutamine

Vallavalitsus paigaldab avalikku ruumi kaamerad vara kaitseks ja järelevalve tagamiseks. Kaamerad on suunatud ainult valvatavale alale ning reaalajas jälgimist ei toimu.

Juurdepääs videopildile ja salvestistele on vaid volitatud isikutel. Salvestisi vaadatakse üksnes vara vastase kuriteo või avaliku korra rikkumise korral toimepanija ja juhtunu asjaolude selgitamiseks.

Salvestisi säilitatakse 30 kalendripäeva. Valvealad on tähistatud sildiga „VIDEOVALVE“